Многие сотрудники используют собственный автомобиль для выполнения служебных задач. Работодатель обязан компенсировать такой расход — но только при правильном оформлении.
Как начисляется компенсация
Размер выплаты определяется соглашением сторон или коллективным договором. Обычно учитывают амортизацию, стоимость топлива, ремонта и страховки. Компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами в пределах норм, установленных законодательством.
Какие документы нужны
- Служебная записка от сотрудника с просьбой о компенсации.
- Копия ПТС и свидетельства о регистрации ТС.
- Приказ руководителя об использовании личного авто в служебных целях.
- Путевые листы или аналогичные документы, подтверждающие фактические поездки.
- Договор аренды, если автомобиль оформлен официально, или дополнительное соглашение к трудовому договору.
Важные нюансы
Расходы должны быть экономически обоснованы. Если сотрудник использует авто постоянно, лучше заключить отдельное соглашение о компенсации. В противном случае налоговая может снять затраты при проверке. Также следует фиксировать пробег и маршруты — это защитит обе стороны.